Kokouksen järjestäminen - muistilista onnistuneeseen kokoukseen

Onnistuneen kokouksen järjestäminen on helppoa, kun muistaa muutamia kokouksen sujuvuuteen vaikuttavia tekijöitä, kuten tilajärjestelyt, tarjoilut ja selkeän agendan. Kokosimme muistilistan, jonka avulla kokousjärjestelyt hoituvat kätevästi:

1. Kirkasta kokouksen tarkoitus

Mitä kokouksella tavoitellaan? Mitä kokouksessa pitää saada sovittua? Kerro kokouksen agenda myös muille osallistujille – näin jokainen kokoukseen tulija osaa valmistautua oikein ja ennen kaikkea tehdä päätöksen siitä, onko kokous relevantti juuri hänelle.

2. Aikatauluta kokous

Hyvä kokous on aikataulutettu ennalta niin, että suunnitellut asiat saadaan käytyä läpi sovitussa ajassa. Kokouksen järjestäjän tai mahdollisen puheenjohtajan on hyvä pitää kiinni aikatauluista myös kokouksen aikana. Näin kunnioitetaan myös kokoukseen osallistujien aikaa. Pohdi myös sitä, onko kokoukseen syytä aikatauluttaa taukoja.

3. Laadi lista kokouksen osallistujista

Ketä kokoukseen osallistuu? Laadi lista kokoukseen osallistujista ja mieti ne henkilöt, joiden on ensisijaisen tärkeää olla läsnä. Entä onko sellaisia henkilöitä, jotka voivat tulla kokoukseen, mutta joiden läsnäolo ei ole niin tärkeää käsiteltävän agendan osalta? Kun agenda ja osallistujat on tarkoin määritelty, kokous sujuu kätevämmin.

4. Päätä kokouksen toteuttamistapa

Miten kokous järjestetään? Pandemiavuosien ansiosta erilaiset etä- ja hybridikokoukset lunastivat paikkansa, mutta lähikokouksia järjestetään edelleen runsaasti. Mieti osallistujalistaasi; onko kaikkien mahdollista tulla paikan päälle vai tarvitseeko osa osallistujista etäyhteyden?

5. Etsi sopiva kokoustila

Erilaiset lähi- ja hybridikokoukset edellyttävät kokoustiloilta muutamia asioita. Hybridikokousta järjestettäessä kannattaa varmistaa, että kokoustiloissa on ajanmukainen varustelu kokousta varten; hyvä langaton verkkoyhteys, valkokangas ja mahdollisuus liittää oma tietokone esitystekniikkaan.

Kokoustilan valinnassa kannattaa huomioida myös henkilömäärä; onko kokoukseen tulossa 10 vai 20 ihmistä? Löytyykö kokoustilan yhteydestä parkkitilaa tai onko sinne helppo saapua julkisilla kulkuneuvoilla?

6. Varaa kokoustarjoilut

Aamiaiskokous, iltapäivän hedelmätarjotin, lounas kokouksen tauolla? Pohdi kokouksesi aikataulua sekä kellonaikaa ja valitse tarjoilut sen mukaisesti. Ravitsevat kokoustarjoilut pitävät neuvotteluvirettä yllä ja takaavat energiatason säilymisen pitkissäkin kokouksissa. Hyvissä kokoustiloissa on mahdollista varata kokoustarjoilut ja lounas saman katon alta.

7. Lähetä kokouskutsut

Kun tila ja tarjoilut on varattu, linkki etäyhteyteen luotu ja osallistujalista laadittu, on aika lähettää kokouskutsut. Hyvässä kokouskutsussa kerrotaan kokouksen agenda, kokouspaikka, mahdollisuudesta etäosallistumiseen sekä saapumisohjeet. Myös tarjoiluista on hyvä mainita, sekä kysyä etukäteen erikoisruokavaliot. Kokouskutsun yhteydessä on hyvä myös mainita aikataulusta.

Mietityttääkö kokouksen järjestäminen? Datariina auttaa kokousjärjestelyissä

Datariinan kokoustiloista löytyy ajanmukaiset varustelut lähi- ja hybridikokouksiin. Sijainti lähellä keskustaa takaa hyvät kulkuyhteydet ja pihalta löytyy hyvin parkkitilaa. Myös sähkö- ja hybridiautojen latauspisteitä on neljä kappaletta. Kokoustiloja löytyy aina 8–100 henkilölle, joustavin kalustejärjestelyin. Kokoustarjoilut ja lounas löytyvät saman katon alta.

Kokoustilat voi varata kätevästi verkosta.

Mikäli kaipaat lisäapua, Datariinan aulapalvelu auttaa mielellään kaikissa tilaisuuden järjestämiseen liittyvissä kysymyksissä:
p. 040 190 2500
aulapalvelut@cursor.fi.

Ravitsevista kokoustarjoiluista vastaa Ravintola Data:
p. 044 978 3049
info@datalounas.com