Seminaarin järjestäminen - muistilista onnistuneeseen seminaariin

Seminaarin järjestäminen on parhaimmillaan luovaa ja organisointitaitoja vaativaa työtä. Useiden kymmenien seminaarivieraiden huomioiminen, mielenkiintoisen ohjelman laatiminen ja laadukkaiden tilojen löytäminen on sekä hauskaa, että haastavaa. Kokosimme sinulle kymmenen vinkkiä hyvän seminaarin järjestämiseen.

1. Aloita suunnittelu ajoissa

Seminaarin valmistelut vievät aikaa; on löydettävä hyvät puhujat, laadittava budjetti, mietittävä tarjoilut ja valittava sopiva paikka. Suunnittelu on hyvä aloittaa ajoissa, jotta seminaarin järjestelyt sujuvat mutkitta. Laadi seminaarin budjetti ja pohdi, onko seminaari maksullinen vai maksuton.

2. Valitse seminaarin teema ja puhujat

Sinulla ehkä on jo valmiina seminaarin teema, mutta puhujat puuttuvat; pohdi mikä on teeman osalta ajankohtaista? Kuka on teemasta tietävä, innostava puhuja? Löytäisitkö teemaan liittyviä konkreettisia case-esimerkkejä, joita tuoda esiin seminaarissa? Mieti myös sitä, onko seminaarissa mahdollisuus osallistaa yleisöä – vai onko tarkoitus kuunnella pelkästään päivän puhujia?

3. Aikatauluta seminaari

Seminaarit kestävät tyypillisesti puolesta päivästä päivään, tai jopa kahteen. Aikatauluta seminaari taukoineen. Hyvässä seminaarissa on ”happea” ja aikaa keskustella muiden seminaariosallistujien kanssa. Varmista, että ohjelmasi ei ole liian tiukka ja ohjelmassa on tilaa pienelle liukumalle – aina voi tulla yllätyksiä aikataulussa.

4. Seminaarin striimaus

Tarvitseeko seminaari striimata? Tänä päivänä useisiin seminaareihin on mahdollistua myös etänä. Striimaus on hyvä lisäpalvelu – sekä myös lisäkustannus. Riippuu seminaarisi aiheesta ja osallistujista, kannattaako tarjota mahdollisuus etäosallistumiseen.

5. Etsi seminaarille soveltuvat tilat

Seminaarille soveltuvien tilojen löytäminen voi olla haastavaa. Seminaarit järjestetään tyypillisesti tiloissa, joihin mahtuu useita kymmeniä henkilöitä. Seminaaritilan ympäriltä tulee löytyä myös hyvät oheisfasiliteetit: riittävä määrä wc-tiloja, hyvät parkkipaikat ja julkiset kulkuyhteydet sekä mahdollisuus seminaaritarjoiluihin.

6. Varmista toimiva seminaaritekniikka

Hyvän tilan löydyttyä, on syytä varmistaa, että tiloissa on laadukas seminaaritekniikka. Tekniikan osalta vaatimukset voivat olla seminaarista riippuen erilaisia, mutta perustekniikkaan kuuluvat langattomat käsi- ja headsetmikrofonit, valkokankaat, laadukkaat projektorit, esityskone ja langaton kokoustekniikka.

7. Varaa seminaaritarjoilut

Seminaaritarjoilut ovat liitännäisiä seminaarin aikataulutukseen. Tarjoatko seminaariväelle aamupalan, ravitsevan lounaan ja herkulliset iltapäiväkahvit? Tarjoilujen järjestämiseen on monenlaisia ratkaisuja; usein seminaariin kuuluu aamu- ja iltapäiväkahvit, mutta lounas voi olla omakustanteinen. Varmista, että varaamasi kokoustilan yhteydessä on mahdollista tilata hyvät tarjoilut.

8. Pohdi oheisohjelmaa

Mikäli seminaari kestää pitkään, voi olla järkevää pohtia pientä oheis- tai tauko-ohjelmaa. Tilaisitko trubaduurin ilahduttamaan kahvitaukoa vai järjestäisitkö ohjatun taukokävelyn kokoustilan lähiympäristöön?

9. Markkinoi seminaaria

Kun seminaarijärjestelyt ovat kunnossa, on aika markkinoida seminaaria potentiaalisille osallistujille. Tee markkinointisuunnitelma ja pohdi, missä kanavissa tavoitat seminaaristasi kiinnostuneet osallistujat. Kerro myös selkeästi seminaarin mahdollisista kustannuksista, saapumisohjeista ja viimeisestä ilmoittautumispäivästä.

10. Huolehdi ennakkotiedot osallistujille

Seminaariosallistujille on hyvä lähettää ajoissa ilmoittautumisvahvistus ja muistutusviesti osallistumisesta. Kerro seminaariin saapuville aikatauluista, aamukahveista ja parkkipaikoista – eli kaikesta siitä, mikä tekee seminaarivieraan saapumisen mahdollisimman helpoksi.

Seminaarin järjestäminen onnistuu hienosti Datariinassa Kotkassa

Datariinan Optio-sali on ajanmukainen tila seminaareille. Optio-salin ympärillä sijaitsevat aulatilat mahdollistavat tilaisuuden laajentamisen myös salin ulkopuolelle – esimerkiksi esittelypöydille.

Option laadukas esitystekniikka takaa sujuvan seminaarin; kaksi isoa valkokangasta mahdollistavat esitysten näkymisen koko tilaan. Optioon mahtuu 100 seminaariin osallistujaa.

Mikäli kaipaat vinkkejä järjestelyihin, Datariinan aulapalvelu auttaa mielellään kaikissa tilaisuuden järjestämiseen liittyvissä kysymyksissä:
p. 040 190 2500
aulapalvelut@cursor.fi.

Seminaarin tarjoilut hoitaa Ravintola Data:
p. 044 978 3049
info@datalounas.com